Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)
nach Art. 28 DSGVO

(Stand: 20.10.2026)

§ 1 Vertragsparteien und Vertragsschluss

1. Dieser Vertrag gilt zwischen der Apotheke, für die ein Benutzerkonto bei offizin.ai geführt wird („Verantwortlicher“), und der

   cäsar gustav GmbH, Königstraße 27, 70173 Stuttgart, vertreten durch die Geschäftsführer Christopher Günter und Tim Kleyersburg („Auftragsverarbeiter“).

2. Er konkretisiert die datenschutzrechtlichen Pflichten der Parteien aus dem Vertrag über die Nutzung von offizin.ai nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen („Hauptvertrag“). Bei Widersprüchen geht dieser Vertrag in Fragen des Datenschutzes dem Hauptvertrag vor.

3. Der Vertrag wird elektronisch geschlossen (Art. 28 Abs. 9 DSGVO): Die für die Apotheke handelnde Person nimmt ihn im Benutzerkonto an, bevor sie die Warenwirtschaft verbindet. Der Auftragsverarbeiter speichert dazu die angenommene Fassung, den Zeitpunkt der Annahme und das annehmende Benutzerkonto. Die annehmende Person bestätigt dabei, dass sie berechtigt ist, für die Apotheke zu handeln. Die Annahme ist nur im Browser möglich, nicht über eine KI-Anwendung.

§ 2 Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung

1. Gegenstand ist die Anbindung des Warenwirtschaftssystems des Verantwortlichen an offizin.ai: der Abruf von Verkaufsbelegen, deren Reduzierung auf Verkaufspositionen, deren Speicherung sowie die Bereitstellung dieser Positionen für Auswertungen des Verantwortlichen in der von ihm verbundenen KI-Anwendung.

2. Die Verarbeitung umfasst:

   1. den ausschließlich lesenden Abruf von Belegen über die Schnittstelle des Anbieters der Warenwirtschaft mit Zugangsdaten, die der Verantwortliche dafür bereitstellt;
   2. die Reduzierung jedes gelieferten Belegs unmittelbar nach dem Empfang im Arbeitsspeicher auf eine feste Liste freigegebener Felder;
   3. die Speicherung der so entstandenen Verkaufspositionen;
   4. das Filtern, Gruppieren und Bereitstellen der Verkaufspositionen, wenn eine vom Verantwortlichen freigegebene KI-Anwendung sie abruft;
   5. das Löschen nach § 10.

3. Zweck ist, dem Verantwortlichen Auswertungen seiner eigenen Verkaufsdaten zu ermöglichen. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nicht zu eigenen Zwecken.

4. Die Schnittstellen der Anbieter von Warenwirtschaftssystemen liefern vollständige Belege. Diese enthalten auch Angaben zu Kunden, Zahlungen und Rezepten, ohne dass sich der Abruf auf einzelne Felder beschränken lässt. Der Auftragsverarbeiter erhält diese Angaben deshalb kurzzeitig im Arbeitsspeicher. Er verwirft sie bei der Reduzierung nach Absatz 2 lit. b sofort, ohne sie zu speichern, zu protokollieren oder in Fehlermeldungen oder Hintergrundaufträge zu übernehmen. Auch dieser kurzzeitige Empfang ist Verarbeitung im Auftrag nach diesem Vertrag.

5. Verbindet der Verantwortliche sein Google-Unternehmensprofil, ruft der Auftragsverarbeiter dessen Statistiken bei Google live ab und gibt sie an die KI-Anwendung weiter, ohne sie zu speichern; Bewertungen nur als Statistik, ohne Texte und ohne Namen. Personenbezogene Daten Dritter fallen dabei nach Einschätzung des Auftragsverarbeiters nicht an. Das Verbinden des Google-Unternehmensprofils setzt die Annahme dieses Vertrags deshalb nicht voraus. Soweit doch personenbezogene Daten Dritter anfallen, gilt dieser Vertrag entsprechend.

§ 3 Art der Daten und Kreis der Betroffenen

1. Gespeichert werden ausschließlich („Verkaufspositionen“):

   • Geschäftstag (ohne Uhrzeit), Art der Bewegung (Verkauf oder Rückgabe), Vertriebskanal und Lieferart;
   • Artikelkennung (z.B. PZN) und, nur bei gültiger PZN oder GTIN, die Artikelbezeichnung;
   • Menge, Bruttobetrag, Steuersatz und Einkaufswert;
   • ob der Artikel auf Rezept abgegeben wurde (ja/nein), ohne Rezeptinhalte;
   • die Belegkennung der Warenwirtschaft zur Synchronisation, die nicht an KI-Anwendungen weitergegeben wird, und eine eigene zufällige Belegreferenz.

2. Außerdem speichert der Auftragsverarbeiter die Zugangsdaten zur Warenwirtschaft verschlüsselt sowie die Bezeichnungen der Belegarten, Versandarten und Vertriebskanäle, die der Verantwortliche zuordnet.

3. Nur kurzzeitig im Arbeitsspeicher und nie gespeichert (§ 2 Abs. 4): Kundennummern, Namen, Anschriften und Kontaktdaten, Kommentare und andere Freitexte, Zahlungsangaben und Zahlungsreferenzen, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Rezeptangaben (etwa Rezeptart, Zuzahlungsstatus, Zuzahlung und E-Rezept-Kennungen), Uhrzeiten sowie Bezeichnungen von Positionen ohne gültige PZN, weil diese Freitext enthalten können. Rezeptangaben können Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO sein.

4. Über die gespeicherte Belegkennung kann der Verantwortliche eine Verkaufsposition in seiner Warenwirtschaft einem Beleg und damit gegebenenfalls einer Person zuordnen. Bei selten abgegebenen Artikeln kann zudem die Kombination aus Geschäftstag, Artikel und Rezeptkennzeichen Rückschlüsse auf eine Person zulassen. Die Verkaufspositionen gelten deshalb als pseudonyme, nicht als anonyme Daten und unterliegen diesem Vertrag.

5. Betroffen sind Kundinnen und Kunden des Verantwortlichen einschließlich Patientinnen und Patienten, weitere Personen, soweit die Warenwirtschaft sie in Belegen mitliefert (etwa Mitarbeitende), sowie die Personen, deren Zugangsdaten der Verantwortliche für die Schnittstelle bereitstellt.

§ 4 Abgrenzung

1. Der Verantwortliche verbindet offizin.ai selbst mit einer KI-Anwendung und gibt den Zugriff selbst frei. Der Auftragsverarbeiter übermittelt Verkaufspositionen nur, wenn diese freigegebene KI-Anwendung sie für den Verantwortlichen abruft. Die Übermittlung an den Anbieter der KI-Anwendung veranlasst damit der Verantwortliche; sie richtet sich nach seinem Vertrag mit diesem Anbieter. Anbieter von KI-Anwendungen sind keine Unterauftragsverarbeiter des Auftragsverarbeiters. Zugangsdaten zur Warenwirtschaft gibt der Auftragsverarbeiter nie an KI-Anwendungen weiter.

2. Nicht Gegenstand dieses Vertrags sind Daten, die der Auftragsverarbeiter in eigener Verantwortung verarbeitet, insbesondere Benutzerkonto, Apothekenprofil, Abonnement und Zahlungsabwicklung, E-Mail-Versand, das Protokoll der Zugriffe von KI-Anwendungen und die Nutzungsstatistik. Dafür gilt die Datenschutzerklärung.

§ 5 Weisungen

1. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach dem Recht der Union oder eines Mitgliedstaats dazu verpflichtet; in diesem Fall teilt er dem Verantwortlichen diese Pflicht vor der Verarbeitung mit, sofern das Recht dies nicht verbietet.

2. Weisungen sind dieser Vertrag sowie die Einstellungen, die der Verantwortliche über das Benutzerkonto des Inhabers oder seiner Admins oder über deren KI-Anwendungen vornimmt, insbesondere Verbinden und Trennen der Warenwirtschaft, Zuordnung der Belegarten, Versandarten und Vertriebskanäle, gewünschter Zeitraum, Löschen der Verkaufsdaten und die Freigaben für Teammitglieder. Einzelweisungen erteilt der Verantwortliche in Textform an hallo@offizin.ai.

3. Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, informiert er den Verantwortlichen unverzüglich und darf die Ausführung bis zur Bestätigung oder Änderung aussetzen.

§ 6 Vertraulichkeit und Berufsgeheimnis

1. Der Auftragsverarbeiter setzt nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

2. Dem Auftragsverarbeiter ist bekannt, dass der Verantwortliche als Apotheke einem Berufsgeheimnis nach § 203 StGB unterliegt. Soweit der Auftragsverarbeiter dabei Kenntnis von fremden Geheimnissen erlangen kann, wirkt er an der beruflichen Tätigkeit des Verantwortlichen im Sinne von § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB mit. Er verpflichtet sich zur Geheimhaltung, verschafft sich Kenntnis von fremden Geheimnissen nur, soweit dies für den Auftrag erforderlich ist, und verpflichtet alle Personen, die er dafür einsetzt, einschließlich Unterauftragsverarbeitern, in Textform zur Geheimhaltung unter Hinweis auf die Strafbarkeit nach § 203 Abs. 4 StGB.

§ 7 Technische und organisatorische Maßnahmen

1. Der Auftragsverarbeiter trifft die Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in Anlage 1 beschrieben sind.

2. Er darf die Maßnahmen an den Stand der Technik anpassen, soweit das Schutzniveau nicht unterschritten wird. Wesentliche Änderungen dokumentiert er und nimmt sie in die nächste Fassung dieses Vertrags auf.

§ 8 Unterauftragsverarbeiter

1. Der Verantwortliche genehmigt die in Anlage 2 genannten Unterauftragsverarbeiter allgemein (Art. 28 Abs. 2 DSGVO).

2. Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen mindestens 30 Tage vor jeder beabsichtigten Hinzuziehung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters per E-Mail. Der Verantwortliche kann der Änderung innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Information aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund in Textform widersprechen. Kommt keine Einigung zustande, kann er die Verbindung der Warenwirtschaft trennen und den Hauptvertrag kündigen.

3. Der Auftragsverarbeiter erlegt jedem Unterauftragsverarbeiter vertraglich dieselben Datenschutzpflichten auf, die dieser Vertrag vorsieht (Art. 28 Abs. 4 DSGVO).

4. Eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, und wird in Anlage 2 ausgewiesen.

§ 9 Unterstützung des Verantwortlichen

1. Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen mit geeigneten Maßnahmen bei der Beantwortung von Anträgen betroffener Personen (Art. 12 bis 23 DSGVO). Da er keine Namen oder Kundennummern speichert, kann er Positionen einer Person nur anhand von Angaben zuordnen, die der Verantwortliche aus seiner Warenwirtschaft beisteuert. Wendet sich eine betroffene Person direkt an den Auftragsverarbeiter, leitet er die Anfrage an den Verantwortlichen weiter.

2. Er unterstützt den Verantwortlichen bei den Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO, insbesondere bei Datenschutz-Folgenabschätzungen, soweit sie die Verarbeitung nach diesem Vertrag betreffen.

3. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, die die Daten nach diesem Vertrag betreffen, meldet er dem Verantwortlichen unverzüglich nach Kenntnis mit den Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO, soweit sie ihm vorliegen.

§ 10 Löschung und Rückgabe

1. Verkaufspositionen werden rollierend 36 Monate ab Geschäftstag gespeichert und danach täglich automatisch gelöscht. Der Verantwortliche kann die Verkaufsdaten getrennter Verbindungen jederzeit selbst löschen.

2. Trennt der Verantwortliche die Verbindung, löscht der Auftragsverarbeiter die Zugangsdaten sofort und ruft keine Belege mehr ab. Bereits gespeicherte Verkaufspositionen bleiben bis zu ihrer Löschung durch den Verantwortlichen oder nach Absatz 1 erhalten.

3. Mit dem Löschen des Benutzerkontos des Inhabers löscht der Auftragsverarbeiter alle Verkaufspositionen und Zugangsdaten sofort. Die Verkaufspositionen stammen aus der Warenwirtschaft des Verantwortlichen und liegen dort weiterhin vor; einer Rückgabe bedarf es deshalb nur, wenn der Verantwortliche sie vor dem Löschen in Textform verlangt.

4. Endet das Abonnement, ohne dass das Benutzerkonto gelöscht wird, ruft der Auftragsverarbeiter keine Belege mehr ab und sperrt den Zugriff. Bereits gespeicherte Verkaufspositionen bleiben bis zur Löschung des Benutzerkontos des Inhabers oder nach Absatz 1 erhalten, damit der Verantwortliche mit einem neuen Abonnement fortfahren kann.

5. Gelöschte Daten bleiben in den Sicherungskopien der Datenbank, bis diese nach sieben Tagen überschrieben werden (Anlage 1, Nr. 3).

§ 11 Nachweise und Kontrollen

1. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf Anfrage alle Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung der Pflichten aus Art. 28 DSGVO erforderlich sind.

2. Er ermöglicht Überprüfungen, einschließlich Inspektionen, durch den Verantwortlichen oder einen von ihm beauftragten, zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer und trägt dazu bei. Vorrangig weist der Auftragsverarbeiter die Einhaltung durch Unterlagen nach, insbesondere durch die Beschreibung in Anlage 1 und Zertifikate seiner Unterauftragsverarbeiter, etwa die ISO-27001-Zertifizierung von Hetzner.

3. Reichen diese Nachweise im Einzelfall nicht aus, sind Inspektionen in den Geschäftsräumen des Auftragsverarbeiters möglich. Sie sind mindestens vier Wochen vorher in Textform anzukündigen, finden höchstens einmal im Kalenderjahr statt, außer bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten oder auf Anordnung einer Aufsichtsbehörde, und dürfen den Betrieb nicht unverhältnismäßig stören. Die Kosten trägt der Verantwortliche. Rechenzentren von Unterauftragsverarbeitern sind nicht Gegenstand von Inspektionen durch den Verantwortlichen.

§ 12 Laufzeit, Änderungen und Haftung

1. Dieser Vertrag gilt, solange der Auftragsverarbeiter Daten nach diesem Vertrag verarbeitet, und endet mit deren Löschung nach § 10.

2. Neue Fassungen dieses Vertrags legt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen im Benutzerkonto zur Annahme vor. Vor dem nächsten Verbinden der Warenwirtschaft oder der Eingabe neuer Zugangsdaten ist die Annahme der neuen Fassung erforderlich. Bis dahin gilt für eine bestehende Verbindung die zuletzt angenommene Fassung fort.

3. Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO. Im Übrigen gelten die Haftungsregeln des Hauptvertrags.

4. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

1. Vertraulichkeit

Zutrittskontrolle

Die Anwendung läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH in deren Rechenzentrum in Nürnberg; der Auftragsverarbeiter betreibt keine eigenen Serverräume. Der physische Schutz richtet sich nach den Maßnahmen von Hetzner, deren Rechenzentren nach ISO/IEC 27001 zertifiziert sind.

Zugangs- und Zugriffskontrolle

• Zugriff auf Server und Datenbank hat nur die Entwicklung des Auftragsverarbeiters, dazu Ploi im Rahmen der Serververwaltung. Die Anmeldung am Server ist nur per SSH mit Schlüssel möglich; die Verwaltungskonten bei Ploi und Hetzner sind mit Zwei-Faktor-Anmeldung geschützt.
• Die Datenbank ist nicht aus dem Internet erreichbar, nur vom Server selbst.
• Alle Personen mit Zugriff sind in Textform zur Vertraulichkeit und zur Verschwiegenheit nach § 203 StGB verpflichtet; Dienstleister über ihre Verträge zur Auftragsverarbeitung.
• Anmeldung am Benutzerkonto nur mit bestätigter E-Mail-Adresse; Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert.
• Zwei-Faktor-Anmeldung und Passkeys stehen zur Verfügung; Anmeldeversuche werden begrenzt.
• KI-Anwendungen erhalten Zugriff nur über OAuth 2.0 mit PKCE (S256) nach Anmeldung und ausdrücklicher Freigabe durch den Verantwortlichen. Zugriffsschlüssel gelten eine Stunde, Aktualisierungsschlüssel 30 Tage; Freigaben lassen sich jederzeit beenden.
• Jeder Zugriff wird serverseitig auf die Apotheke des angemeldeten Benutzerkontos beschränkt und bei Teammitgliedern auf die Daten, die ein Admin für sie freigegeben hat; Verkaufsdaten sind für Mitglieder ohne Freigabe gesperrt. Eine andere Apotheke lässt sich nicht als Parameter wählen; Zugriffsschlüssel gelten nur für den Dienst von offizin.ai. Wird eine Person aus dem Team entfernt, enden ihre Zugriffsschlüssel sofort.
• Zugriffe von KI-Anwendungen werden ohne Inhalte protokolliert und das Protokoll nach 30 Tagen gelöscht.

Trennungskontrolle

• Jede Verkaufsposition ist einer Apotheke und einer konkreten Verbindung zugeordnet; jede Abfrage filtert serverseitig danach.
• Hintergrundaufträge tragen nur die Kennung der Verbindung, keine Daten.

Pseudonymisierung und Datenminimierung

• Jeder Beleg wird unmittelbar nach dem Empfang im Arbeitsspeicher auf eine feste Liste freigegebener Felder reduziert. Vollständige Belege (Rohdaten) werden nicht gespeichert, nicht protokolliert und nicht in Fehlermeldungen oder Hintergrundaufträge übernommen.
• Gespeichert wird nur der Geschäftstag, keine Uhrzeit; Bezeichnungen von Positionen ohne gültige PZN werden nicht gespeichert.
• KI-Anwendungen erhalten statt der Belegkennung der Warenwirtschaft nur eine eigene zufällige Belegreferenz. Freie Datenbankabfragen sind nicht möglich.

2. Integrität

Weitergabekontrolle

• Übertragungen zum Benutzerkonto, zu KI-Anwendungen und zur Schnittstelle der Warenwirtschaft erfolgen transportverschlüsselt (HTTPS).
• Zugangsdaten zur Warenwirtschaft gibt der Verantwortliche nur direkt bei offizin.ai ein, nie im Chat. Sie werden verschlüsselt gespeichert (AES-256) und nie an KI-Anwendungen weitergegeben. Die Eingabeseite in der KI-Anwendung nutzt dafür einen einmaligen Code, der nach 30 Minuten verfällt.
• Auf die Warenwirtschaft greift offizin.ai ausschließlich lesend zu.

Eingabekontrolle

• Verbinden, Zuordnung, Trennen und Löschen erfolgen nur durch Benutzerkonten des Verantwortlichen mit Admin-Rolle; schreibende Aktionen über KI-Anwendungen erst nach ausdrücklicher Bestätigung.
• Annahme dieses Vertrags, Prüfung der Zugangsdaten und Bestätigung der Zuordnung werden mit Zeitpunkt gespeichert.

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• Der Abgleich mit der Warenwirtschaft läuft nächtlich im Hintergrund. Fehlgeschlagene Abschnitte werden wiederholt; ein Lauf schreibt den Stand erst nach vollständigem Erfolg fort, wiederholte Belege führen nicht zu doppelten Positionen.
• Die Verkaufsdaten liegen weiterhin in der Warenwirtschaft des Verantwortlichen vor und lassen sich erneut abrufen.
• Die Datenbank wird täglich verschlüsselt auf einem Speicher (Storage Box) der Hetzner Online GmbH in der EU gesichert. Jede Sicherung wird sieben Tage aufbewahrt und danach überschrieben. Die Wiederherstellung wird vierteljährlich getestet.
• Das Betriebssystem spielt Sicherheitsupdates automatisch ein. Auslastung und Erreichbarkeit der Server werden über Ploi überwacht; Fehler der Anwendung werden protokolliert und das Protokoll nach 14 Tagen gelöscht.

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung

• Bei jeder Änderung der Anwendung laufen automatisierte Tests, unter anderem mit fiktiven Belegen, die wie echte Feeds Kunden-, Zahlungs- und Rezeptangaben enthalten; sie prüfen, dass keiner dieser Werte gespeichert wird.
• Löschfristen werden täglich automatisch durchgesetzt.

Anlage 2: Unterauftragsverarbeiter

Mit beiden Unterauftragsverarbeitern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung.

Keine Unterauftragsverarbeiter für die Daten nach diesem Vertrag sind:

• Resend (E-Mail-Versand) und Stripe (Abonnement und Zahlungsabwicklung): Sie erhalten Konto- und Abrechnungsdaten, die der Auftragsverarbeiter in eigener Verantwortung verarbeitet (siehe Datenschutzerklärung), aber keine Daten aus der Warenwirtschaft. E-Mails zum Import nennen nur Anbieter und Zeitraum, keine Verkaufspositionen.
• BugSnag (SmartBear Software Inc., Fehlerüberwachung): Fehlermeldungen enthalten Art und Stelle des Fehlers, die aufgerufene Adresse ohne Parameter und die Kennung des Benutzerkontos, aber keine Daten aus der Warenwirtschaft, keine Zugangsdaten und keine Formulareingaben (siehe Datenschutzerklärung).
• Google: Das Google-Unternehmensprofil ist ein eigener Dienst des Verantwortlichen, bei dem er sich selbst anmeldet. Der Auftragsverarbeiter ruft dort nur Statistiken ab (§ 2 Abs. 5) und übermittelt Google keine Daten aus der Warenwirtschaft.
• Anbieter von KI-Anwendungen: Die Übermittlung veranlasst der Verantwortliche selbst (§ 4 Abs. 1).
• Anbieter der Warenwirtschaft: Der Verantwortliche nutzt die Warenwirtschaft auf Grundlage seines eigenen Vertrags; der Auftragsverarbeiter ruft dort nur Daten ab.

Stuttgart, den 20.10.2026